Agysoft
Références

Nous souhaitions aller vite, pour gérer dès que possible, de façon professionnelle et sécurisée, tous les marchés publics de plus de 25000 euros du GHT, en profitant de la dynamique de sa création Or, pour harmoniser les pratiques, sensibiliser à la mutualisation, faciliter l’adhésion de tous à la nouvelle organisation de la fonction Achat, nous avions besoin d’un manuel d’usage, d’une Charte, qui pose les règles internes de l’Achat, en lien avec MarcoWeb Nous avons confié la réalisation de ce manuel à Agysoft pour bénéficier de leurs compétences.

La parole à Shirley BRICQUET-GALMAR, responsable de la Cellule des Marchés

Une relation très bonnes et très privilégiées avec toutes les personnes du service juridique et également du développement, du support technique ou encore du support juridique, qui toutes sont réactives et savent allier professionnalisme et sympathie. Nous sommes une petite collectivité et non seulement la solution MarcoWeb est adaptée à notre taille, mais Agysoft aussi dans son écoute. Non juriste de formation, et même si nous avons en interne notre propre juriste depuis 5 ans, je continue d’apprécier fortement l’assistance de ceux d’Agysoft. Dès que j’ai une incertitude, j’interroge leur point de vue, confiant dans leur expérience variée et aboutie des collectivités et dans leur veille juridique assidue et exhaustive.

La parole à Christian BOUCHE, Responsable du service marchés

Beaucoup d’éléments ont facilité notre migration. Tout d’abord, l’important travail d’information effectué en amont par Agysoft nous a permis d’anticiper ses apports et ses impacts. Notre service centralisé de 10 personnes était seul à utiliser MARCO au sein de l’office : nous étions tous impliqués, avec des attentes fortes, sans soucis de déploiement à gérer. De plus, notre office a la chance de disposer d’un très bon service informatique, très réactif, qui a mené efficacement le projet côté technique. Enfin, l’outil lui-même est très facile à prendre en main : en seulement 2 jours de formation, notre service Marchés était opérationnel.

La parole à Thibaut GAUTHIER, Responsable du service marchés

La rédaction avec MarcoWeb est beaucoup plus souple : il n’est plus nécessaire d’avoir bouclé une étape pour passer à la suivante, l’édition intermédiaire de cahiers des charges permet de les peaufiner, les documents sont personnalisables dans l’outil et les annotations uniformisent les clauses. Nous passons aujourd’hui 2 jours par marché, en prenant le temps de se poser les bonnes questions, publicité et mise en concurrence incluses, contre 4 à 5 auparavant. Ce temps gagné bénéficie à la partie exécution : notre suivi est de meilleure qualité, car nous identifions plus vite les problèmes pour les résoudre plus vite aussi.

La parole à Emmanuelle Roux, Responsable du service de la commande publique

Les gains de productivité attendus sont là : Rédaction deux fois plus rapide des dossiers et, côté notifications, 5 minutes de gagnées par courrier désormais automatisé, soit une journée pour un marché générant 50 courriers. Ces gains permettent d'absorber le sur-volume de consultations dû à la fusion et à l'attribution de nouvelles compétences aux CC. Nous faisons aussi plus d'appels d'offres car, pour 130 agents, certaines dépenses (assurances notamment) dépassent le seuil : avec MARCOWeb, les guides juridiques en ligne remplacent l'expérience que nous n'avions pas. Nous utilisons astucieusement les annotations pour mémoriser nos clauses spécifiques, nos critères de notation, etc. Sans MARCOWeb, jamais nous n'aurions réussi cette centralisation et harmonisation de notre commande publique. Et encore moins pu envisager une mutualisation des marchés avec les communes membres, alors en cours de réflexion.

La parole à Claudia Delcourt, Responsable de la commande publique du Grand Charolais

Les gains de temps sont encore plus importants côté publication : pour les marchés de plus de 5 548 000 € HT (travaux de réhabilitation ou de construction neuve), il nous fallait près d’une demi-heure voir plus pour remplir toutes les cases du JOUE. Avec le profil d'acheteur AWS synchronisé avec MarcoWeb, c’est instantané. Parce que nos DCE, sont enfin uniformisés, les actes d’engagement des candidats, le sont mécaniquement aussi : l’ouverture des plis est donc plus rapide. Côté qualité, notre nouvelle organisation dont MarcoWeb est un pilier important, a réussi en juin dernier l’audit ISO 9001 version 2015.

La parole à Charline DUDOT, Acheteuse à la Cellule Achats de Picardie Habitat