Dans le cadre de son enquête sur les outils informatiques dédiés aux marchés publics, Localmundi passe à la loupe la société Agysoft, qui commercialise le progiciel de gestion des marchés publics « Marco ». Implantée depuis 1989, Agysoft semble faire l’unanimité auprès des utilisateurs. Avec un point fort plébiscité : la disponibilité des équipes chargées de l’assistance technique et juridique en ligne.   

Dans le petit monde des outils informatiques dédiés aux marchés publics, la société Agysoft semble se faire une belle place au soleil. Quoi de plus logique pour cette entreprise implantée près des rivages de la Méditerranée, à Montpellier. Créée en 1989 autour d’une petite équipe de 4 personnes, la société n’a cessé de s‘agrandir au fil du temps et compte désormais 30 personnes. Cette montée en puissance, Agysoft le doit à ses juristes. Ils ont été nombreux (7 en tout) à venir grossir les rangs de l’éditeur. Et pour cause, aux dires de son pdg, Guy Bouneau, Agysoft fait la différence avec ses concurrents grâce à son service juridique en ligne, compris dans son offre de maintenance.

Le progiciel de gestion des marchés publics de la société se décline en 5 modules, « pour s’adapter à l’organisation interne de nos clients, mais également à leurs budgets », précise Guy Bouneau. Ainsi, il est possible de s’équiper de « Marco-dev », destiné à élaborer les devis et les analyses des entreprises, « Marco-rédac », pour la rédaction des pièces administratives des marchés, « Marco-proc », pour le suivi des procédures de passation d’un marché, et « Marco-STF », qui intervient dans le suivi technique et financier d’un marché. Les modules sont développés depuis 1999 avec le logiciel de base de données « Visual Foxpro », édité par Microsoft. Il permet d’adapter l’application aux environnements Windows, Unix, Oracle et Apple. Tous les 6 mois, la société effectue une mise à jour : « c’est suffisant. Au-delà de cette fréquence, les usagers sont eux-mêmes perdus par les modifications à prendre en compte », estime Guy Bouneau.

Progression écran par écran

Sur le plan pratique, les utilisateurs saisissent leurs informations écran par écran, non par un système d’arborescence. « C’est plus convivial », avance le pdg, qui précise que les utilisateurs doivent avoir des notions sur la réglementation des marchés publics pour maîtriser « Marco ». « Quand la ville de Toulouse a décidé de s’équiper d’un progiciel de gestion des marchés publics, j’ai eu l’occasion de tester celui développé par Agysoft et par SIS », indique Nicole Vanhove, adjoint administratif principal à la mairie. « J’ai d’emblée préférer celui de la société montpelliéraine car il était bien plus simple d’utilisation », poursuit-elle. Michel Cazaretto, comptable à la direction des routes  du conseil général de l’Hérault, et Vincent Dassonville, acheteur à la ville de Gravelines, apprécient pour leur part la saisie en temps réel des données. Ce dernier pointe, comme autre aspect positif, le fait de pouvoir avancer sur un dossier, même s’il manque une information importante sur l’une des pages de l’écran.

« A chaque étape de leur procédure, les utilisateurs peuvent bénéficier d’une aide réglementaire, intégrée dans le menu de l’application, en appuyant la touche F2 de leur clavier. Ils savent ainsi pourquoi ils doivent répondre à telle ou telle demande de renseignements », précise Guy Bouneau. En outre, les erreurs de saisie ou de procédures sont immédiatement signalées par l’application. De même, les usagers sont alertés de la publication des nouveautés liées à la réglementation des marchés publics grâce à une veille juridique effectuée par l’équipe de juristes d’Agysoft. Preuve de la facilité d’utilisation du logiciel, Abel Loup, ingénieur en chef au service technique de Toulouse, annonce que le logiciel est employé à 80% de ses possibilités dans la ville rose : « il est adopté par le personnel qui est formé à son utilisation », déclare-t-il. Quant aux « bugs », qui pourraient survenir lors de l’installation de l’application ou de la mise à jour des données, rien de particulier à signaler. « Il y a parfois des problèmes techniques, mais pas plus que pour d’autres logiciels », juge Philippe Cougoul, responsable de direction des services informatiques de Toulouse. Toutefois, ce dernier souligne que «contrairement à beaucoup de sociétés », Agysoft dispose d’une hot line « performante » : « ils sont très réactifs et accèdent rapidement à nos requêtes », atteste-t-il.

L’assistance juridique en ligne, l’atout d’Agysoft

De fait, tous les utilisateurs interrogés louent la qualité de l’assistance en ligne d’Agysoft, qu’il s’agisse de la hot line technique ou de l’aide juridique. De la commune de Gravelines, au conseil général de l’Hérault, en passant par le conseil régional de l’Auvergne, ou la mairie de Toulouse, tous plébiscitent cette aide précieuse. « On se sent encore plus sécurisé dans nos procédures », explique Eliane Berthon, responsable administratif et financier de la cellule marchés de travaux des lycées au conseil régional d’Auvergne. «La ligne pour l’assistance juridique est souvent encombrée. Mais il possible de poser sa question sur une messagerie vocale. La réponse est donnée sous 48 heures », indique-t-on au service des marchés de la communauté urbaine de Bordeaux. Depuis plusieurs années, la société a décidé de mettre le paquet sur cet aspect de leur prestation, très recherchée par les usagers.

Souvent sollicitée pour ses conseils juridiques, Agysoft a d’ailleurs été amenée, de fil en aiguille, à développer un pôle de formation à la réglementation de la commande publique. Depuis avril dernier, cette activité annexe a été complètement dissociée d’Agysoft. Elle fait désormais l’objet d’un organisme de formation à part entière, baptisé AP2A (Achat public assistance audit), qui vient d’ailleurs de remporter le marché de formation du conseil général de l’Hérault. Par ailleurs, pour resserrer les liens avec ses clients, Agysoft réunit tous les 6 mois son club d’utilisateurs. Pendant deux jours, ces derniers ont l’occasion de faire remonter à la direction de la société leurs critiques et leurs attentes. Ils bénéficient également soit d’un point réglementaire et jurisprudentiel réalisés par des experts des marchés publics. Soit, pour les informaticiens, des sessions d’informations techniques sur le progiciel. Ces rencontres régulières sont « fructueuses » selon Nicole Vanhove, Vincent Dassonville ou Michel Cazaretto :

Gain de temps et d’argent

Bien que satisfaits, les utilisateurs pointent quelques désagréments. Equipée depuis l’année 2000 de « Marco-rédac » et « Marco-proc », la communauté urbaine de Bordeaux (CUB) regrette l’absence de certaines fonctionnalités : le module de suivi des procédures ne propose pas de fichiers correspondant aux marchés de conception-réalisation. Or, la structure intercommunale, qui a pour compétence l’assainissement, est amenée à passer ce type de procédure. Par ailleurs, les procès-verbaux continuent d’être rédigés par le service marchés de la CUB car la mise en forme proposée par Marco ne leur convient pas. Au conseil régional d’Auvergne, Eliane Berthon trouve dommage que les imprimés du module de suivi technique et financier soient surtout adaptés aux marchés publics de travaux. Mais c’est là les seules critiques qu’elle a à formuler, souligne-t-elle.

Très enthousiaste, Alain Gratier, directeur des marchés publics de l’OPAC de l’Isère, déclare carrément que le logiciel Agysoft, dont il a équipé son organisme depuis 3 ans, lui a changé la vie. « L’analyse des besoins est appropriée au client. Outre qu’il apporte un gain de temps considérable, le logiciel encadre correctement et automatise toutes nos procédures. Moi qui passe 700 marchés par an, je suis enfin autonome », s’exclame-t-il. « Je n’ai plus besoin d’une assistante pour taper les pièces administratives, il suffit de cliquer sur un bouton pour ça. Du coup, le petit personnel est valorisé car il peut aussi contribuer à la passation d’un marché public » poursuit-il. Le gain est également financier pour l’OPAC. « Avant l’acquisition de Marco, nos coûts de publication, pour les avis publics d’appel à la concurrence, s’élevaient à 200 000 euros environ. Grâce à l’utilisation du module informatique, nos avis sont rédigés de manière plus rigoureuse, au mot près. Les textes publiés sont donc plus courts, si bien que le budget publication a diminué de 25% environ », déclare Alain Gratier. Pour ce « routard » des marchés publics – il déclare avoir été le premier à mettre un service marché dans un office public d’HLM -, le progiciel Marco est une aubaine « pour tous ceux qui n’attendent pas de l’informatique qu’elle leur apporte le café dans le lit ». Et il sait de quoi il parle, il a été l’un des premiers à concevoir avec un collègue un logiciel de gestion des marchés publics, en 1978…