Pour gagner du temps, le conseil régional d’Aquitaine a choisi de saisir en temps réel le procès verbal de chaque CAO sur un ordinateur équipé d’un logiciel de gestion de procédures. Les documents sont édités et signés à l’issue de la réunion. Depuis la mise en place de ce système, le service des marchés publics économise l’équivalent d’une journée de travail d’un agent.

En matière de dématérialisation, il est des solutions qui, sans être très compliquées à mettre en œuvre, peuvent rendre un grand service. Le conseil régional d’Aquitaine en donne un bel exemple. Son service des marchés publics utilise, depuis un an, un système pour saisir directement sur un ordinateur les procès-verbaux (PV) pendant les commissions d’appels d’offres (CAO). Nul besoin d’un arsenal informatique pour exécuter cette tâche : deux ordinateurs équipés d’un progiciel de gestion des procédures de marchés publics et connectés à un réseau central, un vidéo projecteur et une imprimante suffisent. Tel est l’équipement que le conseil régional exploite pour rédiger ses PV sur le champ. L’ordinateur principal sert à enregistrer toutes les informations importantes qui ont lieu lors des réunions. A savoir : la liste des membres présents à la commission, l’admission ou non des candidats, le montant des offres, le choix de l’entreprise retenue et les motifs expliquant ce choix. Le second ordinateur est installé en renfort pour remplacer le premier en cas de « bug » informatique et pour éditer le procès verbal sans perte de temps. Grâce au rétro projecteur, les membres de la CAO peuvent suivre, instantanément, la saisie des données qui sont projetées sur grand écran. De ce fait, indique Gwenn Brezel, la responsable du service des marchés, les erreurs de saisie ont considérablement diminué puisque chacun a l’occasion de vérifier ce qui est écrit sous ses yeux.

Une journée de travail gagnée

Mais ce n’est pas là le principal intérêt du système : à raison de 25 à 30 affaires traitées par séance chaque vendredi, la rédaction immédiate des PV a surtout pour avantage de faire gagner une journée de travail au service des marchés publics. De fait, avant la mise en place de ce processus, un agent consacrait son lundi à ressaisir les informations rédigées manuellement sur le PV vierge. Désormais, il peut vaquer à d’autres occupations. Tous les documents sont imprimés en séance et signés par les élus de la CAO. Les lettres d’information aux candidats peuvent même partir quelques minutes après la validation du choix. Les deux ordinateurs dédiés à la rédaction des pièces de la CAO sont entreposés dans un caisson fermé dont seules quelques personnes connaissent les codes d’accès pour l’ouvrir. C’est à l’occasion de l’équipement de la région d’un logiciel unique pour l’organisation des marchés publics, en 2001, que l’idée de rédiger les PV pendant les CAO a germée. Le conseil régional possède la licence d’exploitation de trois modules (rédaction, procédure et suivi technique) du progiciel Marco, édité par la société Agysoft. La mise en place du système informatique pour la CAO a fait l’objet d’une étroite collaboration entre le service de la commande publique et la direction informatique de la collectivité, au nom de laquelle Philippe Pilo-Mabelé a piloté le projet. Simple et efficace, la saisie directe des renseignements du PV est devenue progressivement une habitude.

Sandrine Dyckmans © Achatpublic.com, le 17/10/2003